Приобретение ЗИП для сервера

В очередной раз приветствую уважаемое сообщество и обращаюсь с вопросом.

Задача: Приобрести набор запчастей для сервера Supermicro для организации ЗИП.
Проблема: Отсутствует система ТОиР/ППР на предприятии, в документации к серверу как таковой список запчастей отстутствует.

В связи с описанной проблемой хочу подобрать и запросить коммерческие предложения на всё, начиная от матплаты и блока питания, заканчивая винчестерами.

Вопрос: Что написать в обосновании на приобретение всего этого мусора? На документацию сослаться не могу (ибо там ничего нет), на систему ТОиР тоже.

Знающих людей прошу поделиться шаблоном текста и собственным опытом в данной теме.

P. S.: У кого существует система ППР на IT-предприятии - поделитесь способом/методом организации, пожалуйста.