утвердить документ

Ваш вопрос из серии как бы «в общем и целом» или что-то конкретно интересует? Если конкретно, то нужны детали, тогда будет адекватная помощь, а так не совсем ясно что хотите, хоть я и понимаю примерно о чем речь.

Это не секьюрити, это ментальный онанизм.

ну я вообще абстрактно спрашивал, но если конкретно, то вот пример:
1) Медведев подписал документ типа «распоряжение правительства», там внутри есть подпункт «утвердить».
я предполагаю, что есть какой-то регламент по утверждению документов в правительстве. Но в постановлении на него ссылки нет (например «утвердить в соответствии с регламентом утверждения №14»)

Я хочу понять смысл самого слова «утвердить». Как это? Ведь электронный документ он же нематериальный и такой характеристики как «твёрдость» не имеет. Ну не в граните же они его отливают?

потом, мне кажется, что в этом процессе участвуют другие узлы (т.е. не может правительство просто так взять и создать физический артефакт не уведомив об этом никого - эффекта же не будет). Значит наверное где-то есть регламент по распространению информации «должно публиковаться в газете такой-то», например...

терминологическая работа

Мне кажется, что это зависит от стандарта делопроизводства в конкретной стране. У нас «УТВЕРЖДАЮ Начальник ...» пишется в начале всяких документов. Гуглятся сотнями.

Одна служба готовит документы, другая (возможно начальник организации) контролирует и утверждает.

Вы, вероятно, разрабатываете какую-то бизнес-логику. Здесь вообще нет ни каких стандартов, по крайней мере в России. Опираться нужно на бизнес-процессы, которые приняты в организации, чтобы не усложнять людям жизнь.

В моем понимании «ратификация» относится к международным соглашениям и т.п., «Санкционирование» - общее слово не привязанное к стандартам, «Согласовано» пишут внизу документа или на обратной стороне листа и перечисляют людей, упомянутых в документе плюс (обчыно) начальников финансовой и правовой службы.

Ведь электронный документ он же нематериальный и такой характеристики как «твёрдость» не имеет.

Не всегда корень слова отражает его суть, хотя, часто, значение можно узнать из исторического контекста. См. слово «подлинный».

«УТВЕРЖДАЮ Начальник ...» пишется в начале всяких документов.

т.е. просто присваивается маркер в некоторой системе соглашений по поводу действий с документами.

Я такое нашел пока:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ. Требования к электронному сообщению

См. слово «подлинный»

Смотрю: при судебной расправе били «подлинниками» — длинными палками, чтобы выпытать правду

Подлинная правда - от слова «линь» - пеньковый трос для такелажа. На флоте линём били матросов, добиваясь этой самой правды.

Ну в общем-то уже сказали что стандартов нет и организации обычно сами пишут документацию согласно требованиям. Как правило в такой документации полно «воды» и общих терминов, однако попадаются и толковые, краткие и ёмкие варианты когда написано всё четко и по существу. Точно также и пишутся регламенты где указывается что любое действие должно быть согласовано и утверждено специалистом по ИБ и только после этого админ может внести изменения, например. Утверждаются документы разными методами - кто-то предпочитает «твердость» (которая как известно не тупость =))) и носит кипу бумаг начальнику который ставит свои подписи и печати, а у кого-то в регламенте допускается электронный аналог - например вся документация организации хранится в Wiki, там же есть пользовательские учетные записи которые привязаны к сотрудникам, в таком случае для утверждения достаточно чтобы начальник залогинился в Wiki и внизу документа написал «Утверждаю Гадюкин Н.В.», в таком случае фактом утверждения будет diff между записями Wiki - тут тебе и дата, и кто утвердил.

http://www.cnews.ru/top/2013/06/13/novyy_gost_na_dokumentooborot_priblizhaet_...

в общем, процесс проверки подлинности документа я представил - надо взять ответственного и лупить палками, пока он не признается, что документ подлинный.

но пока не вижу связи с процессом «утверждения».

стандартов нет

а иностранные есть?

http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_document_and_records_management_system

http://www.moreq2.eu/moreq2/files-download/78_c316051c2f1f9ebb2193d79ca7b45c09

Из своего опыта бумажной работы вывел для себя простую схему:

• Согласовывается документ с теми, кто разбирается. Согласование означает, что в бумаге нет фигни.
• Утверждается документ тем, кто принимает решения (типа, начальник). Утверждение означает, что отныне делаем так, как написано.

На сколько соответствует твоей ситуации - не готов сказать.

а сам процесс согласования как проходит?
он состоит из «чтений», «внесения поправок», «принятия поправок»?

Ну, у нас это было не так формально. Т.е. прочитал, сделал пометки, отдал автору со словами «Садись, два!». Когда документ всех устраивает - просто ставится подпись.

Процесс внесения правок никак не формализовался.

Когда документ всех устраивает

Вот в госдуме - первое чтение для того, чтобы ознакомиться с работой разработчиков и все высказали своё мнение (внесли свои поправки), второе чтение - чтобы ознакомиться с мнением других специалистов и высказать мнение на их мнение (внести поправки), третье чтение - просто пруфридинг. Тут главное, что количество чтений фиксировано.

А у вас получается, что количество чтений не ограничено и стороны могут войти в клинч, когда не всех устраивает (например заказчик хочет фичу, но нет конкретно на неё денег/права выделения денег, подрядчик готов выполнить без фичи, но заказчик на такую безфичную реализацию не согласен. Интерес подрядчика в том, чтобы сделать без фичи за те деньги которые есть. Интерес заказчика - получить фичу за те деньги которые есть. Всё - клинч, не могут договориться ни на что.).

Если говорить о внутренних документах - то да, процесс согласования по времени не ограничен. Но есть арбитр - тот, кто документ утверждает. Наличие арбитра помогает выходить из патовых ситуаций.

Касательно согласования документов с внешними организациями - обычно имеет место лимит по времени.

но пока не вижу связи с процессом «утверждения».

Вспомнился анекдот: Речь была придумана так: один сказал «ба» второй сказал «бу» третий сказал «бы». В результате появилась первая осмысленная фраза: «бабу бы».

Следуя этой логике:

Начальник: Иванов завтра дежурит.

Делопроизводитель: Вы не могли бы это сказать более утвердительно?

Начальник: Утверждаю! Иванов завтра будет дежурить.

Делопроизводитель: Теперь всегда будем писать: «Утверждаю...»

у меня тут такая мысль по этому поводу возникла:
утверждение - это добавление некоторого маркера к документу
проверка подлинности - это определение наличия и валидности маркера

чем-то эти операции схожи с операциями идентификации/аутентификации/авторизации (там тоже разные метки/пропуска) надо ещё подумать

вопросы защиты маркера от подделок, разрушения и т.п. оставляются на усмотрение имплементации

Подозреваю, что

будет сформирован дополнительный файл с ЭЦП

утвердить документ

== объявить документ «действующим» и дать ход дальнейшим рабочим процессам документа.

Для приказа это например означает, что документ из статуса «гениальная идея» переводится в статус «Приказ, обязателен к исполнению». Для авансовых отчетов - что данный авансовый отчет проверен, и по нему можно делать проводки и т.п.

То есть в документ более не будет вноситься правок, и документ можно использовать в качестве обоснования дальнейших действий и решений.

ЭЦП - элемент жизненного цикла файла, утверждение - этап документооборота :-)