Если контора не слишком большая, то ставь связку postfix dovecot mysql, в таблицах настраивай пересылки писем на нужные ящики и всё будет норм.

Я бы задал вопрос в Admin если бы речь шла о sendmail vs. postfix и т.д. Но мой вопрос именно в том, КАКИЕ пересылки на какие ящики стоит настроить. Технические подробности - дело второе.

Если ты про это, то касательно Васи и Пети, если же идет не именная переписка, то есть не конкретно с человеком, а конкретно со службой, то делай, конечно же, один ящик с паролем у обоих. А если всё же человек связывается именно с определенным специалистом, то два ящика с пересылкой входящих писем на оба ящика и симлинк на каталог с отправленными. Под твою схему подходит и реализуется просто.
А насчет директора, так всегда фигачат пересылку входящих на секретаря или человека, кому вменяют эти обязанности, и уже этот человек разруливает всякие мелочи.
Ну и еще разбиваешь всех своих пользователей на группы, в группе создаешь один общий ящик для всякого спама и прочей ерунды от поставщиков и делаешь пересылку всей входящей почты на эту группу.
Ну это мое видение, сейчас иксперты подойдут, расскажут..

Телепаты в отпуске

Пересылайте руками. Берете человека, который знает кто и за что отвечает, пусть перенаправляет письма сам.

Для справки:

1. RT, тикет-система

2. Mailman, почтовые рассылки

3. На списках далеко не уедешь. Зато самые простые в реализации.

Я бы задал вопрос в Admin если бы речь шла о sendmail vs. postfix и т.д. Но мой вопрос именно в том, КАКИЕ пересылки на какие ящики стоит настроить. Технические подробности - дело второе.

А с какой, собственно, радости админ должен решать за пользователей чего они хотят? Спросите менеджеров как им будет удобнее и предложенный вариант реализуйте.

Хранить данные и отслеживать запросы в почте неправильно.

Тут уже выше написали: схема с Request Tracker в такой ситуации предпочтительнее, она позволяет регистрировать запросы, настраивать и менять участников обсуждений, назначать ответственных, менять статусы, при этом не теряя историю и без необходимости по сто тысяч раз форвардить письма по разным адресам.

А так вообще Axon правильно сказал. Людям намного понятнее и виднее, как им получать ИХ почту, чем тебе. А если на тебя это перекладывают, то им самим пофиг.

один ящик с паролем у обоих. А если всё же человек связывается именно с определенным специалистом, то два ящика с пересылкой входящих писем на оба ящика и симлинк на каталог с отправленными. Под твою схему подходит и реализуется просто

Это статическая конфигурация. А статики не бывает. Поэтому надо отделять личности сотрудников от их ролей в конторе. Чтобы схема работала, когда Васю уволят и наймут Колю, а половину Петиных задач передадут Леночке.

Ты молодец, всё правильно говоришь. Но ТС так и не дал информации на какое количество сотрудников он схему придумывает.
Если менеджер ведет активную переписку с клиентом, и клиент знает с кем он переписывается (то есть личность vs личность), то при увольнении менеджера или передаче этого клиента другому сотруднику, то на совести сотрудника оповестить клиента о такой ситуации и объяснить с кем вести дело дальше, а админу просто переставить пересылку писем со старого ящика на новый.

Поэтому надо отделять личности сотрудников от их ролей в конторе.

Такие схемы есть смысл реализовывать если есть 100500 сотрудников в отделе и спасет только автоматизация.

Но ТС так и не дал информации на какое количество сотрудников

На мало, по пальцам руки. Но путаница уже бывает, поэтому подумываю что-то поменять. Переписка обычно короткая, 1-3 ответа.

Спросите менеджеров как им будет удобнее

Я блин и есть сейчас этот менеджер. И не знаю как мне удобно. Не знаю как бывает.

схема с Request Tracker

Это разумно, но пока не хотелось бы вводить лишнюю сущность, обучать ей всех и т.д.

Я как-то давно делал почту одной конторке, народу ну человек 30. Были отдел сборки, где несколько человек, менеджеры продажи/закупки, начальство, бухгалтерия.
На отдел сборки сделал один безличный ящик, менеджеры каждому свой ящик, начальство - отдельный ящик с полным форвардингом входящих/исходящих на секретаря, бухгалтерия - каждому свой ящик + один общий, куда форвардились все входящие/исходящие в этом отделе ну и его же давали клиентам для отправки всякой ежемесячной документации. Потом по просьбам был сделан еще один ящик, куда сыпались все входящие на сервер письма, чтобы в случае отсутствия кого-либо, можно было найти нужное письмо.
Насколько знаю, уже давно работают по этой схеме и жалоб нет.

Зря. С такими «сущностями» чем раньше начнешь пользоваться - тем проще будет. Потому что мигрировать большой отдел с уже каким-то сформированным хитрым процессом перекладывания писем из одного ящика в другой гораздо сложнее, чем сделать базовую установку и посадить пять человек за tracker, а потом наращивать объемы, добавлять группы, создавать новые роли.

Но даже на почтовых ящиках, смысл в том, что данные не должны храниться в персональной почте. Поэтому вариант с созданием тупой пересылки с info на ящики сотрудников плох. Лучше, когда есть собственно ящик info, в котором лежат данные и к которому имеют доступ те сотрудники, которым в данный момент поручено этот info разгребать.

Спасибо, интересно.

начальство - отдельный ящик с полным форвардингом входящих/исходящих на секретаря
бухгалтерия - каждому свой ящик + один общий, куда форвардились все

Вот я в данном контексте не понимаю термин «форвардинг». Письма тупо копируются или посылаются ка FWD или что?

Потом по просьбам был сделан еще один ящик, куда сыпались все входящие на сервер письма, чтобы в случае отсутствия кого-либо, можно было найти нужное письмо.

Техническая деталь: На сервере может быть какая-то дедупликация? А то когда шлют чертежи и фотки очень много места это всё занимает.

Вот я в данном контексте не понимаю термин «форвардинг». Письма тупо копируются или посылаются ка FWD или что?

Пересылались. Но можно копировать. Большой разницы в данном случае внутри сервера не вижу. Это было сделано, чтобы в случае болезни/отпуска/etc бухгалтера не начинали поднимать панику, что всё пропало и ничего не работает, а лезли в этот ящик и находили интересующее их письмо.

А то когда шлют чертежи и фотки очень много места это всё занимает.

Там было реализовано, если не изменяет память, что на почтовом сервере директория ящика, куда сливались все письма, бекапилась на удаленный сервак. То есть там были письмо за два последних месяца, а третий был в бекапе, таким образом и место на почтовом серваке не сильно расходовалось, и была возможность поднять всю переписку.
Дедупликация никакая не использовалась, так как дисковое пространство позволяло, но сделать вполне возможно, например не копировать входящие в ящик, а просто прикрутить симлинк к ящику, получим четкое дерево входящих всех сотрудников.

Это схема «на коленке» для маленькой компании, где просто нет смысла проектировать серьезную схему работы почты.

Пока не поздно, поставь egroupware и настрой всем thunderbird с календарём.

Сделай «почту для домена Яндекс» и не имей геморроя.

Я что-то не врубаюсь... Что тебе мешает собственно:

Сделать ящик: петя@firma.ru вася@firma.ru

Сделать им ящик у каждого: info@firma.ru

Создать правило в почтовом ящике info@firma.ru: что все прочитанные письма перемещались в каталог «Прочитанные».

Сегодня сутки Пети. Ему приходит письмо на info@firma.ru, он открывает его, отвечает на него, в почтовом клиенте Пети в поле от, ставишь: петя@firma.ru. Последующие письма уже будут прилетать только Пете.

Когда Вася выйдет на сутки, он не увидит никаких писем в info, на которые уже ответил Петя. Если ему будет интересно что было, он сможет посмотреть в каталоге «Прочитанно», ну и у Васи настраиваешь аналогично всё настраиваешь.

profit

Всю переписку вести от личных аккаунтов, а подписку на рассылки партнеров оформлять на обезличенные sales@ marketing@ vendor.name@ (или даже @vendor+name если почтовая система позволяет). С обезличенных ставить .forward на нужные личные аккаунты.

Если у директора есть помощники - всю почту дополнительно копировать им (если конечно директор с этим согласен).

На сайте засвечивать только обезличенную почту. Научить себя и остальных фильтровать с помощью правил. Копировать прозрачно всю входящую и исходящую почту в архив.

Если почтовик позволяет завести общие IMAP folders и дать на них права (на чтение?) всем кому нужно, вместо форвардинга писем каждому.

Создать правило в почтовом ящике info@firma.ru: что все прочитанные письма перемещались в каталог «Прочитанные».

Не знал, что так можно. Это какой почтовик так умеет?

Блин, сори! Бес меня попутал, я был уверен, такое было в zimbra. Не прав. Нету таких правил пока. В общем, я тогда бы сделал проще: все те письма которые не прочитанные Петей, берёт себе Вася. Если Вася отметит письмо как прочитанное, значит предполагается, что он на него ответил. - Криво конечно... Отметку о прочтении всегда можно снять/поставить если надо. Ну или ещё пораскинуть мозгами, я думаю, что решение найти можно.